Thứ Hai, 8 giờ 17 phút sáng.
An Nhiên vừa ngồi xuống, chưa kịp uống ngụm cà phê đầu tiên thì email đã đến.
Tiêu đề: CẬP NHẬT ĐỊNH HƯỚNG VÀ MỤC TIÊU — YÊU CẦU THỰC HIỆN NGAY.
Cô mở tệp đính kèm.
KeHoach_Final_3.2.xlsx
An Nhiên nhìn cái tên tệp, rồi nhìn sang thư mục công việc.
Trong đó có Final_2.8, Final_3.0, Final_3.1 và một bản mang tên Final_3.1_MoiNhat. Bản cuối cùng này được tạo vào tối Chủ nhật lúc 22 giờ 46 phút.
Cô ngẫm nghĩ.
Ở Minh Viễn, từ “final” không có nghĩa là cuối cùng. Nó chỉ có nghĩa là người đặt tên tệp đã hết kiên nhẫn tại thời điểm đó.
Cô nhấp chuột phải, mở hai bản kế hoạch cạnh nhau.
Một số chỉ tiêu được đổi cách diễn đạt. Một số đầu việc được bổ sung. Một vài nội dung vừa bị bỏ đi trong bản trước nay đã quay lại, có lẽ vì chúng cũng cảm thấy mình chưa được đối xử công bằng.
Điện thoại nội bộ reo.
“An Nhiên, em xem email chưa?” Trưởng bộ phận hỏi.
“Dạ, em đang xem bản 3.2.”
“Ừ, chín giờ họp với Tổng Giám đốc. Em chuẩn bị trình bày phần báo cáo nhé.”
“Dạ. Bản 3.2 là bản dùng để họp đúng không anh?”
Đầu dây bên kia im lặng một nhịp.
“Ừ, hiện tại là vậy.”
An Nhiên ghi chú vào sổ: Bản dùng để họp: 3.2. Tình trạng: hiện tại.
“Còn điểm nào cần tập trung không anh?”
“Sếp muốn báo cáo có tính chiến lược hơn. Phải có insight.”
“Dạ, em hiểu.”
Cô cúp máy, mở một trang ghi chú mới.
Ở Minh Viễn, có những từ tiếng Anh được sử dụng thường xuyên đến mức không ai còn nhớ nghĩa ban đầu. “Insight” là một trong số đó. Nó có thể có nghĩa là phân tích sâu, một phát hiện mới, một đề xuất hữu ích, hoặc đơn giản là báo cáo chưa đủ khiến người đọc gật đầu hài lòng.
An Nhiên viết ba dòng: kết quả thực tế, nguyên nhân chênh lệch, đề xuất hành động.
Ít nhất ba thứ này có thể đo đếm được. Còn mức độ hài lòng của lãnh đạo thì chưa có đơn vị tính thống nhất.
Đúng chín giờ, cuộc họp bắt đầu.
Tổng Giám đốc Khải ngồi ở đầu bàn. Bên phải ông là Quý Phi, người luôn xuất hiện chỉn chu đến mức An Nhiên nghi ngờ cô có một bộ phận chuyên trách quản lý hình ảnh cá nhân.
Quý Phi không phải người có chức vụ cao nhất, nhưng có một khả năng đáng nể: cô có thể trình bày một vấn đề khó khăn bằng giọng điệu khiến người nghe cảm thấy mọi chuyện vẫn nằm trong tầm kiểm soát.
Ngay cả khi nó không nằm trong tầm kiểm soát.
Ông Khải mở đầu:
“Chúng ta cần nâng chất lượng kế hoạch. Tôi không muốn chỉ thấy những việc đã làm. Báo cáo phải thể hiện kết quả, tác động và hướng xử lý tiếp theo.”
Ông nhìn quanh bàn.
“Phải có chiều sâu. Phải có tư duy chiến lược.”
Mọi người gật đầu.
An Nhiên cũng gật đầu. Cô đã chuẩn bị đúng những nội dung ấy. Cô chỉ chưa biết liệu chúng có còn đúng sau khi được trình bày hay không.
“An Nhiên, em trình bày đi.”
Cô mở máy tính.
“Dạ. Em đề xuất bổ sung phần phân tích xu hướng, kết quả thực tế và các vấn đề cần lưu ý. Với những nội dung chưa đạt mục tiêu, báo cáo sẽ nêu nguyên nhân và giải pháp đề xuất.”
Ông Khải gật gù.
“Được. Phải có insight, không chỉ tổng hợp thông tin.”
“Dạ. Để phân tích chính xác, em cần thống nhất dữ liệu đầu vào với các bộ phận liên quan. Hiện có hai nội dung chưa được xác nhận. Em đã gửi yêu cầu và nhắc lại, nhưng vẫn chưa nhận đủ thông tin.”
“Em chủ động phối hợp với các bên.”
“Dạ, em vẫn đang phối hợp.”
“Chủ động hơn nữa.”
“Dạ.”
An Nhiên ghi vào sổ: Phối hợp — chủ động hơn nữa.
Cô không ghi thêm chữ “nữa” lần thứ hai. Sổ làm việc của cô vốn đã khá dày.
Đến lượt Quý Phi, cô trình bày một đầu việc đang chậm do chưa nhận đủ thông tin từ các bộ phận liên quan.
“Em đã chuẩn bị phần của mình. Tuy nhiên, để chốt kết quả, em cần các bên xác nhận dữ liệu. Em nghĩ nên thống nhất lại trách nhiệm và thời hạn cung cấp.”
Ông Khải lập tức gật đầu.
“Đúng. Không thể yêu cầu một người chịu trách nhiệm về kết quả nếu không có đủ điều kiện thực hiện. Phải phân định trách nhiệm rõ ràng.”
Quý Phi mỉm cười.
“Dạ, em cũng nghĩ vậy.”
An Nhiên ngồi bên cạnh, lặng lẽ nhìn dòng ghi chú của mình.
Phối hợp — chủ động hơn nữa.
Cô cân nhắc sửa thành: Phối hợp — nhưng phải tự chịu trách nhiệm cho việc người khác chưa phối hợp.
Cuối cùng, cô không sửa. Chưa chắc đây là insight được yêu cầu.
Cuộc họp tiếp tục.
Khi đến phần báo cáo của An Nhiên, ông Khải hỏi:
“Tại sao hai dữ liệu này vẫn chưa có?”
“Dạ, hai bộ phận chưa phản hồi. Em đã hoàn thành phần có đủ dữ liệu và sẽ cập nhật ngay khi nhận được xác nhận.”
“Em phải chủ động hơn. Không thể cứ chờ người khác.”
“Dạ, em sẽ tiếp tục theo dõi.”
An Nhiên rất muốn hỏi liệu cô có thể tự xác nhận dữ liệu thay cho hai bộ phận kia không. Nhưng cô quyết định giữ câu hỏi ấy lại. Có những câu hỏi chỉ giúp người hỏi hiểu rõ tình hình hơn, chứ không giúp tình hình khá lên.
Ông Khải chuyển sang nội dung tiếp theo.
Đến 10 giờ 35 phút, cuộc họp kết thúc với kết luận quen thuộc: các bộ phận hoàn thiện kế hoạch trong ngày, rà soát lại mục tiêu và nâng cao chất lượng báo cáo.
Không ai hỏi bản kế hoạch sẽ mang số phiên bản nào.
Có lẽ mọi người đều đã trưởng thành hơn sau những trải nghiệm trước đó.
11 giờ 50 phút, An Nhiên nhận được dữ liệu từ bộ phận thứ nhất.
11 giờ 58 phút, bộ phận thứ hai trả lời:
“Đang kiểm tra, sẽ phản hồi sớm.”
Cô đọc tin nhắn hai lần.
Từ “sớm” ở Minh Viễn cũng là một khái niệm tương đối. Nó có thể là mười phút, chiều nay, ngày mai hoặc thời điểm người gửi bắt đầu thấy ngại vì bị nhắc quá nhiều.
An Nhiên trả lời:
“Dạ, cảm ơn anh. Nhờ anh hỗ trợ xác nhận trong hôm nay giúp em.”
Cô đặt điện thoại xuống, tiếp tục làm báo cáo.
12 giờ 25 phút, trưởng bộ phận nhắn:
“Tiến độ thế nào em?”
“Dạ, em đã cập nhật phần có đủ dữ liệu. Còn một nội dung đang chờ xác nhận.”
“Cố gắng chốt trong hôm nay nhé.”
An Nhiên nhìn màn hình.
Cô phát hiện mình đang làm việc trong một quy trình rất hiệu quả: người chưa gửi dữ liệu được quyền kiểm tra, người chờ dữ liệu có trách nhiệm chủ động, còn người quản lý tiến độ thì có thể yên tâm vì đã nhắc mọi người cố gắng.
Không ai hoàn toàn rảnh rỗi.
Đặc biệt là người phải tổng hợp tất cả những điều ấy vào một tệp Excel.
Đầu giờ chiều, An Nhiên gửi bản cập nhật cho trưởng bộ phận.
Mười phút sau, anh phản hồi:
“Phần này tốt hơn rồi. Nhưng cần insight rõ hơn. Em xem lại tổng thể giúp anh.”
Cô mở báo cáo, đọc lại từng mục.
Số liệu đã có. Nguyên nhân đã có. Đề xuất cũng đã có. Những nội dung chưa được xác nhận đều được đánh dấu rõ ràng.
An Nhiên nhắn lại:
“Dạ, anh cho em biết phần nào cần làm rõ thêm để em bổ sung đúng trọng tâm nhé.”
Câu trả lời đến sau vài phút.
“Em chủ động xem lại tổng thể. Anh tin em hiểu ý.”
An Nhiên nhìn màn hình.
Cô bỗng thấy mình giống một thí sinh tham gia cuộc thi đoán ý lãnh đạo. Thể lệ không được công bố, câu hỏi không có đáp án mẫu, nhưng kết quả cuối cùng vẫn được chấm điểm.
Cô quyết định tham gia nghiêm túc.
An Nhiên viết lại phần kết luận, bổ sung các xu hướng có thể rút ra từ dữ liệu, tách riêng những nhận định đã có căn cứ và những điểm cần kiểm chứng. Cô cũng ghi rõ các hành động tiếp theo, kèm thời hạn và bộ phận phụ trách.
Đến gần 16 giờ, cô gửi bản mới.
Lần này, trưởng bộ phận chưa phản hồi.
An Nhiên chuyển sang xử lý công việc khác. Cô kiểm tra email, cập nhật danh sách các đầu mối chưa trả lời và ghi thời điểm nhắc lại.
Ở bàn bên kia, Quý Phi đang nói chuyện với đồng nghiệp.
“Anh Khải vừa xem phần của em rồi. Anh bảo hướng này được, chỉ cần bổ sung một chút.”
“Thế phần dữ liệu còn thiếu thì sao?”
“Anh bảo cứ hoàn thiện phần có thể làm trước. Phần còn lại chờ xác nhận sau.”
“Vậy tốt rồi.”
Quý Phi cười, tiếp tục làm việc.
An Nhiên nhìn danh sách dữ liệu của mình.
Vẫn còn một nội dung chưa được xác nhận.
Cô mở cửa sổ tin nhắn, gõ: “Anh ơi, em xin cập nhật tiến độ…”
Rồi cô dừng lại, xóa đi, viết lại một câu ngắn hơn.
“Dạ, nhờ anh hỗ trợ phản hồi giúp em trong hôm nay nhé.”
Cô gửi đi.
Đôi khi, để công việc tiến triển, điều quan trọng không phải là tìm được câu chữ hoàn hảo. Mà là đủ kiên nhẫn để viết lại câu nhắc lần thứ tư mà không thêm dấu chấm than.
17 giờ 08 phút, An Nhiên gửi bản báo cáo cuối ngày.
Cô lưu các phiên bản đã chỉnh sửa, ghi rõ phần hoàn thành và phần còn chờ xác nhận. Sau đó, cô tắt bớt cửa sổ trên máy tính.
Một email mới xuất hiện.
Người gửi: Văn phòng Tổng Giám đốc.
Tiêu đề: Điều chỉnh mục tiêu và phân công bổ sung.
Nội dung thông báo rằng sau khi rà soát lại định hướng, lãnh đạo quyết định bổ sung một số yêu cầu vào kế hoạch. Các bộ phận liên quan cần cập nhật trước cuộc họp đầu tuần sau.
Tệp đính kèm:
KeHoach_Final_4.0.xlsx
An Nhiên nhìn tên tệp.
Cô không ngạc nhiên. Cô chỉ hơi tò mò không biết bản 3.2 vừa hoàn thành được bao lâu thì chính thức trở thành tài liệu tham khảo lịch sử.
Điện thoại nội bộ reo.
“An Nhiên, em nhận được email chưa?” trưởng bộ phận hỏi.
“Dạ, em vừa nhận.”
“Em xem trước nhé. Đầu tuần sau mình trao đổi tiếp.”
“Dạ. Bản hôm nay vẫn sử dụng được chứ anh?”
“Ừ, cứ lưu lại. Có gì thay đổi thì cập nhật sau.”
“Dạ.”
Cô cúp máy, lưu tệp mới vào thư mục.
Lần này, An Nhiên không mở nó.
Cô tự đặt ra một nguyên tắc mới: sau 17 giờ, mọi tệp có chữ “Final” đều cần được tiếp cận bằng sự thận trọng. Nếu có thêm chữ “Updated”, tốt nhất nên để qua đêm.
Cô thu dọn đồ đạc, đi về phía thang máy.
Tin nhắn của Quý Phi đến khi cô vừa xuống sảnh.
“Em nhận bản kế hoạch mới chưa?”
“Dạ, rồi chị.”
“Thấy có gì khác không?”
“Em chưa mở.”
Quý Phi gửi lại một biểu tượng cười.
“Khôn đấy.”
An Nhiên cũng cười.
Đây là lần đầu tiên trong ngày cô nhận được một lời đánh giá tích cực mà không cần sửa lại báo cáo.
Sáng thứ Hai tuần sau, An Nhiên đến văn phòng lúc 8 giờ 03 phút.
Cô mở máy tính, truy cập thư mục dùng chung.
Ba tệp mới đang nằm ngay đầu danh sách:
KeHoach_Final_4.0.xlsx
KeHoach_Final_4.1.xlsx
KeHoach_Final_4.1_Updated.xlsx
An Nhiên nhìn chúng một lúc.
Rồi cô mở tệp thứ ba.
Đúng lúc đó, thông báo họp xuất hiện ở góc màn hình.
Thời gian: 8 giờ 30 phút.
Chủ đề: Thống nhất phiên bản kế hoạch cuối cùng.
Người chủ trì: Tổng Giám đốc Khải.
Cô nhìn đồng hồ. Còn hai mươi bảy phút.
An Nhiên mở cuốn sổ, viết một dòng mới bên dưới ghi chú của tuần trước:
Tuần này: chủ động hơn, phối hợp hơn, có insight hơn. Và tuyệt đối không đặt tên tệp là Final trước 17 giờ.
Cô suy nghĩ một chút rồi gạch bỏ dòng cuối.
Không phải vì nó sai.
Mà vì cô biết mình sẽ chẳng có quyền quyết định chuyện đó.
8 giờ 29 phút, An Nhiên cầm máy tính bước vào phòng họp.
Trên màn hình đã mở sẵn một tệp Excel mới.
Tên tệp là:
KeHoach_Final_4.2.xlsx.
Cô kéo ghế ngồi xuống.
“Chào mọi người,” ông Khải nói. “Hôm nay chúng ta sẽ thống nhất bản cuối cùng.”
An Nhiên mở sổ, bình thản ghi ngày tháng.
Cô không còn vội hỏi bản nào là bản cuối nữa.
Cô đã bắt đầu hiểu cách tồn tại ở Minh Viễn: đừng cố dự đoán phiên bản cuối cùng. Hãy luôn giữ sẵn một bản có thể sửa.
Và một cốc cà phê đủ lớn.
Biên niên ký vẫn tiếp tục.